Omgevingsmanagement krijgt een steeds belangrijkere rol bij bouw- en infraprojecten. Daardoor zijn er continu nieuwe omgevingsmanagers nodig, die vaak vanuit een andere rol dit vakgebied betreden. Als beginnende omgevingsmanager ben je vaak zoekende naar de manier waarop je het best invulling geeft aan je nieuwe verantwoordelijkheden.
We hebben ervaren omgevingsmanagers gevraagd voor welke valkuilen nieuwe omgevingsmanagers moeten waken. In deze blog delen we 7 van deze valkuilen, zodat jij profiteert van de fouten die anderen al hebben gemaakt. Doe er je voordeel mee!
1. Slechte voorbereiding waardoor je voor verrassingen komt te staan
Elke projectomgeving is uniek en heeft weer andere uitdagingen. Daarom is het belangrijk om altijd eerst te onderzoeken met welke stakeholders je te maken hebt en welke belangen, zorgen en gevoeligheden er spelen. Door vooraf alle risico’s en kansen in kaart te brengen, kom je tot een gerichte aanpak. Leg deze aanpak vervolgens voor aan de projectomgeving, zodat je uiteindelijk komt tot een afgestemde aanpak waarmee je onaangename verrassingen voorkomt.
2. Alleen luisteren naar mondige mensen
Tijdens inloopavonden, informatiesamenkomsten en participatiesessies is er vaak een kleine groep mensen dat het hoogste woord heeft. Waak ervoor dat je enkele mondige individuen niet per definitie beschouwt als de vertegenwoordigers van een grote groep stakeholders. De mening of een negatieve houding van één boze buurtbewoner hoeft niets te zeggen over de meerderheid.
Zorg er daarom voor dat je ook in gesprek komt met de zwijgende meerderheid. Beperk je niet tot het tevredenstellen van enkele boze individuen, want dan ben je brandjes aan het blussen in plaats van constructief branden te voorkomen.
3. Fouten of problemen verzwijgen
Het gebeurt regelmatig dat negatieve situaties tijdens het project worden verzwegen voor de projectomgeving. Vaak vanuit de intentie om slapende honden niet wakker te maken. Hiermee neem je echter een groot risico. Wanneer mensen achteraf merken dat er fouten zijn gemaakt of afspraken niet zijn nagekomen en je dat hebt verzwegen, krijg je dit als een boemerang in je gezicht terug.
De basis voor omgevingsmanagement is vertrouwen. Wanneer je dat eenmaal beschaamt, kamp je de rest van het project met een (terecht) achterdochtige projectomgeving. Het is beter je fouten eerlijk toe te geven en uit te leggen hoe je het oplost, dan om je fouten te verzwijgen. Vergeet ook niet te vertellen hoe je een vergelijkbare situatie in de toekomst voorkomt. Zo win je juist vertrouwen.
4. Successen niet delen
Bij omgevingsmanagement bestaat het credo ‘geen nieuws, is goed nieuws’ niet. Wanneer je als projectorganisatie een tijdlang niet communiceert, kan er argwaan of verwarring ontstaan. Door bijvoorbeeld wekelijks een update te delen, houd je iedereen op de hoogte van de voortgang. Daardoor is iedereen gerustgesteld.
Deel daarbij vooral ook de hoogtepunten van het project. Laat het weten als er tussentijdse opleveringen zijn. Zo creëer je een positieve sfeer rondom het project. Bovendien mag je best trots zijn op wat er wordt gebouwd!
5. Niet terugkoppelen wat je met feedback doet
Natuurlijk kun je niet alle wensen van de projectomgeving inwilligen. Soms zijn bepaalde verzoeken of ideeën niet uitvoerbaar of passen ze niet binnen de gestelde kaders. Toch moet je altijd laten weten wat je met de verkregen input doet, ook als je bepaalde wensen afwijst.
Bedank voor de inbreng en leg uit waarom je het wel of niet gebruikt. Hierdoor voelt iedereen zich serieus genomen en meer betrokken bij de besluitvorming. Als je confrontaties uit de weg gaat, of geen ‘nee’ durft te zeggen, schep je verkeerde verwachtingen en juist dat is een vruchtbare bodem voor frustratie en wantrouwen.
6. Eilandvorming door gebrek aan intern draagvlak
Bij sommige grote projecten worden er complete omgevingsteams opgetuigd. Maar bij verreweg de meeste projecten wordt er slechts één verantwoordelijke voor communicatie aangesteld. Daarin schuilt het gevaar dat je als omgevingsmanager vanaf een eiland werkt. We zien regelmatig dat omgevingsmanagers ongewild te ver van het project afstaan. Soms moet je enorm trekken aan de projectorganisatie om de omgeving goed te informeren en afspraken na te komen.
Zorg er daarom voor dat je als omgevingsmanager een volwaardig onderdeel bent van de projectorganisatie en deelneemt aan vaste vergaderingen. Zo zorg je dat de omgeving letterlijk op de agenda komt. Ook als je collega’s zich misschien liever met de technische facetten van het werk bezighouden. Maak voorafgaand duidelijke afspraken om dit probleem te voorkomen.
7. Eén keer informeren is niet altijd genoeg
Soms wordt er te snel gedacht dat iedereen op de hoogte is wanneer bepaalde zaken één keer in een bewonersbrief hebben gestaan. Houd er rekening mee dat dit vaak niet het geval is. Lang niet iedereen leest, begrijpt en onthoudt alle informatie die je deelt. Herhaal daarom je belangrijkste boodschappen op verschillende manieren en momenten via verschillende kanalen. Waak daarbij tegelijkertijd dat je niet te veel informatie in één brief of andere communicatie-uiting ‘propt’. Want daarmee vergroot je de kans dat de belangrijkste boodschap ondersneeuwt.
Het lijkt misschien alsof je als omgevingsmanager altijd op je tenen moet lopen om boze reacties uit de omgeving te voorkomen. Gelukkig valt dat in de praktijk reuze mee. Zolang je benaderbaar bent en de omgeving echt serieus neemt en goed informeert en betrekt, zijn de meeste mensen vriendelijk en soms zelfs enthousiast.
Omgevingsmanagement is een mooi vak. Geniet ervan!