Bij vrijwel elk project in een woonkern zetten gemeenten en aannemers brieven in om de omgeving te informeren. Deze brieven worden niet zomaar verzonden. Bewoners worden opgeroepen om deel te nemen aan inloopavonden of verzocht om hun auto op een bepaald moment ergens anders te parkeren. Ontzettend relevant voor de omgeving. Daarom is het belangrijk dat zoveel mogelijk mensen de brieven lezen en de boodschap begrijpen. In deze blog delen wij de lessen die we hebben geleerd van de bewonersbrieven waarin we de omgeving oproepen om De BouwApp te downloaden.
Tip 1: Bepaal de belangrijkste boodschap.
Een veelvoorkomende valkuil is dat je te veel wil vertellen in één brief. Bepaal daarom vooraf wat je belangrijkste boodschap is. Zo heb je de kaders helder voordat je gaat schrijven. Dat maakt het een stuk makkelijker om de rest van je brief om de boodschap heen te ‘bouwen’.
Tip 2: Begin met de belangrijkste boodschap.
Hoe goed je brief ook is, het zal nooit zo zijn dat iedereen de brief in zijn geheel leest. Er zijn tal van redenen waarom mensen halverwege afhaken. Simpelweg omdat ze niet graag lezen of omdat ze worden afgeleid door een rinkelende telefoon of een kind dat om aandacht schreeuwt. Het is dan maar de vraag of ze de brief er later opnieuw bij pakken om de boodschap tot zich door te laten dringen. Benoem je belangrijkste boodschap daarom direct aan het begin en voorkom een lange, beleefd bedoelde introductie voordat je tot de kern komt.
Tip 3: Gebruik opsommingen in plaats van lappen tekst.
Opsommingen:
- lezen prettiger dan lappen tekst;
- maken je boodschap overzichtelijk en to the point;
- dwingen je om kernachtig te schrijven.
Uiteraard kan je na de opsomming nog wel zaken verder toelichten, maar vaak blijkt dat niet eens nodig.
Tip 4: Visualiseer je boodschap.
Een afbeelding zegt vaak meer dan duizend woorden. Voeg daarom het liefst een duidelijke afbeelding toe waarin de boodschap duidelijk vermeld staat. In ons geval bijvoorbeeld het logo van De BouwApp met daaronder de tekst: ‘Download De BouwApp om het project te volgen’. In het geval het om het verzoek gaat om de auto op een bepaalde dag ergens anders te parkeren, maak je bijvoorbeeld een grote blauwe P met daaronder de betreffende datum. Hierdoor is de boodschap helder, zelfs zonder de inhoud van de brief te lezen.
Tip 5: Optimaliseer je tussenkopjes.
Veel mensen scannen de brief voordat ze besluiten te gaan lezen. Zorg daarom voor prikkelende tussenkoppen waarmee lezers direct het verhaal in worden getrokken. De combinatie van een goede titel, duidelijke afbeeldingen en kernachtige tussenkopjes zorgen ervoor dat de boodschap van de brief haast niet te missen is.
Tip 6: Gebruik actieve taal.
Actief taalgebruik is belangrijk om je brief prettig leesbaar te maken. Maar het is vaak geen natuurlijke manier van schrijven. Je schrijft namelijk heel eenvoudig zinnen als:
In week 23 zullen de parkeerplaatsen worden opengebroken om de bekabeling aan te leggen voor de nieuwe lichtmasten in uw straat.
Passief taalgebruik is te herkennen aan signaal woorden als: zullen, worden, dienen en gaan. Wanneer we uit de voorbeeldzin de woorden ‘zullen’ en ‘worden’ schrappen, hoeven we alleen het voltooide werkwoord ‘opengebroken’ actief te maken. Je komt dan uit op onderstaande zin:
In week 23 breken wij de parkeerplaatsen open en leggen wij de bekabeling aan voor de nieuwe lichtmasten in uw straat.
Het lijkt een kleine wijziging, maar wanneer je dit consequent door de hele brief toepast, is de brief een stuk beter leesbaar.
Tip 7: Voorkom lange zinnen en omslachtigheid.
Houd je zinnen kort. Hak lange zinnen in tweeën om het leesbaar te houden.
Bijvoorbeeld de zin:
Omdat wij in de week van 7 september 2020 het riool in uw straat gaan vervangen, vragen wij u om uw auto vanaf maandag 7 september in de naastgelegen Sint Janstraat te parkeren (zie kaartje onderaan de brief).
Wordt:
In de week van 7 september vervangen wij het riool in uw straat. Daarom vragen wij u om vanaf zondag 6 september uw auto in de Sint Jansstraat te parkeren. Het kaartje onderaan deze brief geeft de locatie van de tijdelijke parkeerplaatsen weer.
In het kort.
- Beperk de hoeveelheid informatie door een duidelijk doel en hoofdboodschap van de brief te bepalen.
- Maak je boodschap in één oogopslag duidelijk door slim gebruik te maken van visualisaties en tussenkopjes.
- Gebruik actief taalgebruik en vermijd lange zinnen.
Bonus tip: Verminder het aantal bewonersbrieven.
Met het inzetten van De BouwApp kan je het aantal bewonersbrieven behoorlijk reduceren. In de eerste brief verwijs je naar de app waarop de actuele planning en andere up-to-date informatie staat. Hiermee tackel je het veelvoorkomende probleem dat de planning alweer achterhaald is wanneer de brieven worden bezorgd.