De ideale aanpak voor omgevingsmanagement kent helaas geen blauwdruk voor succes. Wat bij het ene project goed werkt kan bij het andere project uitlopen op een fiasco. Elke omgeving is uniek en vraagt om een eigen aanpak. Te vaak wordt er vanuit het project gedacht: ‘welke overlast veroorzaken we’, in plaats van vanuit de omgeving: ‘welke zorgen leven er’. Door voorafgaand aan het project de omgeving goed in kaart te brengen en de risico’s in te schatten, voorkom je vervelende verrassingen. In deze blog delen we vijf stappen waarmee je tot een op maat gesneden aanpak komt voor jouw project.
Stap 1: Ga de deur uit
Om echt te weten wat het project voor de omgeving betekent zal je op pad moeten. Ga daarom vooral naar de projectlocatie toe om te zien hoe de omgeving eruit ziet en hoe mensen er hun leven leven. Vaak vallen er dingen op die je niet direct had gerealiseerd als je de plek niet had bezocht. Bijvoorbeeld dat bewoners veel dichter op het project wonen dan je dacht, of dat de straten een stuk smaller zijn. Het zorgt ervoor dat je de impact beter inziet en misschien direct mogelijkheden ziet voor oplossingen of hinderbeperkende maatregelen waar je vanaf je bureau niet op was gekomen.
Stap 2: Knoop het gesprek aan
Ga vooral het gesprek aan met de mensen in omgeving en vraag wat er leeft en speelt. Het geeft je een indruk van de zorgen die er leven en waar je mogelijk rekening mee moet houden. Het kan bijvoorbeeld zomaar zijn dat er een eerder project is geweest waarbij er allerlei zaken zijn misgelopen waardoor er nu meer weerstand is. Sommige omgevingsmanagers plannen keukentafelgesprekken in met mensen uit de projectomgeving. Misschien is er een wel buurtvereniging waar je contacten op kunt doen. Deze keukentafelgesprekken bij de mensen thuis zijn het perfecte inkijkje in de omgeving. Bovendien wordt het meestal enorm gewaardeerd dat je de tijd voor de omgeving neemt en hun zorgen serieus neemt.
Stap 3: Zet je bevindingen op papier
Eenmaal terug op kantoor werk je de bevindingen uit op papier. Weeg de bevindingen tegen elkaar af, bundel ze als het nodig is en bepaal de prioriteiten. Werk dit uit tot een kort en concreet document die je kunt delen met je collega’s, opdrachtgever of bouwteamleden. Het kan nuttig zijn om hier ook een risico-analyse aan te koppelen. Zo weet je zeker dat je de juiste informatie gebruikt om tot een omgevingsplan te komen. Zie het document als fundament waarop de aanpak is gebouwd.
Stap 4: Creëer draagvlak
Door je bevindingen intern te delen zorg je voor intern draagvlak voor je aanpak. Pas wanneer de rest van het projectteam begrijpt waarom je bepaalde maatregelen voorstelt, weet je zeker dat je er voldoende budget, tijd en medewerking voor krijgt. Stem daarom het uiteindelijke plan altijd af met het team en gebruik je bevindingen om je voorstellen te beargumenteren. Wanneer het plan staat, volgt er nog één belangrijke stap: leg je bevindingen en aanpak voor aan de omgeving zelf. Vraag of je alles goed hebt begrepen en of er nog zaken missen. Zo geef je de omgeving inspraak in de omgevingsaanpak. Uiteraard moet je goed in de gaten houden of alle belangen in de omgeving goed zijn vertegenwoordigd. Let daarbij goed op de balans tussen individuele en collectieve belangen.
Stap 5: Communiceer over hoe je communiceert
Er wordt weleens gezegd dat omgevingsmanagement voor meer dan de helft bestaat uit verwachtingsmanagement. Zorg er daarom voor dat de verwachtingen ook op het gebied van communicatie overeenkomen met de praktijk. Verzeker dat iedereen weet via welke kanalen en hoe vaak je mensen op de hoogte houdt, en misschien nog belangrijker: waar en bij wie ze moeten zijn om vragen te stellen en zorgen te delen. Het enige wat je dan nog hoeft te doen is jezelf houden aan de aanpak zoals je deze hebt gedeeld en bij te stellen als dat nodig blijkt.
Hopelijk helpen deze stappen ook jou om tot een succesvolle aanpak te komen!