De bouw- en infrawereld heeft inmiddels een aantal jaren ervaring opgedaan met participatietrajecten. Bij steeds meer van deze participatietrajecten functioneert de BouwApp als communicatieplatform. Hierdoor krijgen we een mooi kijkje in verschillende participatie-keukens. Onze lessen daaruit delen we in dit blog. Zo hopen we te voorkomen dat jij in dezelfde valkuilen trapt als je voorgangers.
1. Geen rekening houden met unieke omgeving
Elke omgeving is uniek en vraagt om een eigen communicatie-aanpak. Start daarom altijd met een omgevingsanalyse waarmee je de buurt in kaart brengt. Daarnaast is een bouwkundige opname een slimme mannier om vooraf vast te leggen welke risico’s er zijn. Met deze inventarisaties heb je een beter beeld welke tone-of-voice aanslaat en welke kanalen je het best in kunt zetten. Bovendien heb je direct in kaart wat er speelt en met welke uitdagingen je rekening moet houden.
2. Verwachtingsmanagement niet op orde
Het scheppen van de juiste verwachtingen is cruciaal om de omgeving enthousiast te maken, te houden en teleurstelling te voorkomen. Geef daarom heel duidelijk aan binnen welke kaders er inspraak mogelijk is. Schep daarnaast ook de juiste verwachtingen rond je communicatie. Wanneer doe je een beroep op de omgeving en wanneer kunnen ze terugkoppeling van jou verwachten? Kortom: zorg dat mensen weten waar ze aan toe zijn.
3. Niet of te laat terugkoppelen
Wanneer mensen hun bijdrage hebben geleverd, zitten ze vol verwachtingen over wat er met hun inbreng gebeurt. Ze raken teleurgesteld wanneer er geen of magere terugkoppeling komt. Vergeet daarom nooit om iedereen te bedanken voor hun bijdrage en verslag te doen van de ingebrachte standpunten en ideeën. Geef aan dat je ermee aan de slag gaat en wees ook eerlijk als bepaalde zaken onmogelijk zijn of buiten de scope vallen.
4. Radiostilte waardoor alles stil lijkt te liggen
Een participatietraject kent vaak langere periodes waarbij de communicatie stilvalt. Het kan zijn dat je intern ontzettend druk bent om alle input te verwerken of om een nieuw ontwerp te maken. Zo lang je daar niets over communiceert, lijkt het voor de omgeving alsof er helemaal niets gebeurt. Geef daarom ook tijdens deze communicatie-luwe periodes aan wat er achter de schermen gebeurt. Blijf dus altijd communiceren.
5. Te weinig oog voor toegankelijke communicatie
Sommige mensen spreken zich het liefst face-to-face uit, terwijl meer introverte mensen misschien liever de tijd nemen om een mail te sturen. Digitale kanalen maken de drempel lager voor jongere generaties, maar verhogen de drempel soms juist voor minder digitaal-vaardige mensen. Zorg daarom altijd voor een goede mix van kanalen, zodat zoveel mogelijk mensen kunnen bijdragen op een manier die bij hen past.
De BouwApp als ‘communicatie-paraplu’
Een app vervangt niet alle andere communicatiemiddelen. Wel zien we dat de app als communicatiemiddel handig is om snel en gericht te communiceren en ook geschikt is om informatie op te halen. Het blijkt effectief om vanuit andere kanalen zoveel mogelijk te verwijzen naar de app als centrale plek, waar mensen alles kunnen vinden. Doordat de app ook via het web toegankelijk is, weten ook mensen die niet handig zijn met smartphones de informatie te vinden.
Wil je meer weten over het gebruik van de BouwApp tijdens het participatietraject? Onlangs organiseerden we de webinar ‘Digitale participatie met de gemeente Delft’. Hierin delen Mark (BouwApp) en Noor (Gemeente Delft) hun lessen over een geslaagd participatietraject.