Interview met Ilone Willemsen, Procesmanager Infrastructuur bij gemeente Zevenaar
Om Zevenaar goed bereikbaar te laten blijven voor inwoners, bedrijven, bezoekers en andere reizigers, worden van 2018 tot 2024 meerdere werkzaamheden aan de infrastructuur doorgevoerd. Naast werkzaamheden in Zevenaar wordt ook de aangelegen snelweg A12 aangepast en wordt de A15 doorgetrokken. Daarnaast wordt het spoor op het traject Zevenaar-Didam verdubbeld.
Ilone Willemsen, Procesmanager Infrastructuur bij gemeente Zevenaar is nauw betrokken bij de communicatie rond deze projecten binnen de gemeente, waarbij transparantie een belangrijk speerpunt is.
Onder de naam “Op Weg in Zevenaar” is de gemeente een campagne gestart, waarbij de gelijknamige App een belangrijke rol speelt bij de communicatie richting de omgeving. Met de gemeente Zevenaar ontwikkelden we samen de “Op weg in Zevenaar” App, een whitelabel gebaseerd op het bestaande BouwApp platform.
In een interview vertelt Ilone ons meer over het ontstaan van de campagne en deelt ze haar ervaringen.
Hoe is het initiatief voor ‘Op weg in Zevenaar’ ontstaan?
“De geplande werkzaamheden hebben grote invloed op de bewoners en bezoekers van Zevenaar. Dat communicatie belangrijk zou zijn, was voor de planvorming al een feit. Omdat het meerdere projecten met meerdere aannemers zijn, hebben we in een vroeg stadium besloten om deze projecten te ‘branden’ onder één communicatieconcept. Op deze wijze wordt het voor bewoners herkenbaar, zien ze het grotere plaatje en verwachten we uiteindelijk ook meer draagvlak.”
Hoe zijn jullie tot de naamgeving gekomen?
“In de gemeente hebben we een kundig team met communicatieprofessionals. Zij hebben de naam Op weg In Zevenaar bedacht. Aangezien de werkzaamheden plaatsvinden in Zevenaar hebben we gekozen voor Op Weg IN Zevenaar, in plaats van NAAR Zevenaar”
Hoe hebben jullie projectbranding in de praktijk toegepast?
“Branding begon al in de planningsfase van het project, dus ruim voordat de eerste schop in de grond ging en de communicatiemiddelen ontwikkeld werden. We besloten dezelfde naam ook te gebruiken voor de campagne tijdens de uitvoering. De naam brachten we het eerst naar buiten tijdens inloopbijeenkomsten met bewoners. De naam werd positief ontvangen en naderhand werden de communicatiemiddelen ontwikkeld.”
Welke communicatiemiddelen zetten jullie in?
“We communiceren met omwonenden via vele communicatiemiddelen. We maken gebruik van een website, een digitale nieuwsbrief, artikelen in de lokale krant, informatieborden in de gemeente, social media, huis-aan-huisbrieven en natuurlijk onze app.” Ook tijdens de uitvoering willen wij zichtbaar zijn. Dat doen wij door middel van dienstfietsen en kleding/hesjes met onze naam en logo. Tevens staat er een vier meter hoge schop met logo en naam naast de werkzaamheden die in uitvoering zijn. De schop wordt verplaatst naar daar waar de werkzaamheden zijn.”
“Verder hebben we een aantal ludieke acties bedacht en uitgevoerd. Zo hebben we bloemzaadjes aan bewoners uitgedeeld tijdens een afsluiting om na de werkzaamheden de tuinen weer meer kleur te geven. Ook moesten wij voor het project bomen kappen, maar een aantal bomen hebben we een tweede leven gegeven door ze te gebruiken bij de aanleg van een natuurlijke speeltuin. Van andere bomen hebben we borrelplanken gemaakt en deze uitgedeeld aan de direct aanwonenden. Door middel van een QR code op de plank konden bewoners alles teruglezen over de boom: het soort boom, de locatie en de geschiedenis van de locatie.”
“Al deze communicatiemiddelen hebben we gebrand met Op weg in Zevenaar.”
Wat hebben jullie met projectbranding bereikt?
“We krijgen voornamelijk positieve reacties. Zowel van bewoners, bedrijven en andere partijen als de provincie, Rijkswaterstaat en het Waterschap.”
“Ik ben er ook van overtuigd dat we door branding veel klachten hebben kunnen voorkomen. Voor bewoners is het nu heel laagdrempelig om contact met ons op te nemen. De Op weg in Zevenaar App speelt in de campagne een centrale rol. Als we alleen een website zouden inzetten, dan zouden de bewoners zelf actie moeten ondernemen om informatie te halen. Nu komt de informatie, middels een push-notificatie, op het juiste moment naar de bewoners toe. Ook is het eenvoudig om een vraag aan ons te stellen. Branding van het project is wat duurder, maar is de investering 100% waard.”
Heb je een ‘insiders tip’ met betrekking tot projectbranding?
- Begin vroegtijdig met de campagne. Als je branding pas gaat toepassen op het moment dat de graafmachines gaan beginnen met graven, dan ben je duidelijk te laat.
- Belangrijk is ‘wie heeft de regie?’. Om een campagne succes te laten hebben, moeten er duidelijke afspraken zijn tussen de gemeente, Rijkswaterstaat en de aannemers. We hebben besloten dat er één projectteam verantwoordelijk is voor Omgevingsmanagement en -communicatie. Dus alle communicatie gaat via één lijn, wat ervoor zorgt dat we uniform zijn.
- Ook is het belangrijk om actueel te zijn. Op dit moment hebben 1600 bewoners de App gedownload en die verwachten met enige regelmaat een bericht of update.
- Wees eerlijk en helder. Wanneer er een fout wordt gemaakt en de planning loopt uit, dan moet je hier meteen over communiceren. Als je dit accuraat en op persoonlijke toon doet, wordt het je veelal vergeven. Wanneer je dit niet doet, heeft het negatieve invloed op de gehele campagne en wordt het nog moeilijk om serieus genomen te worden.
Net zo enthousiast geraakt door Ilone Willemsen als wij? Op 27 juni 2019 geven we samen met Ilone de workshop ‘Van merk naar werk’ tijdens de Landelijke Omgevingsmanagementdag. Voor meer informatie over dit evenement: bekijk de LOMD website.
