In opdracht van Rijkswaterstaat verbreedt en vernieuwt Heijmans de snelweg A1 tussen Apeldoorn en Twello. Belangrijk onderdeel hierbij is de communicatie met direct betrokkenen zoals medeoverheden, weggebruikers, direct omwonenden en andere betrokken instanties en groeperingen.
Rijkswaterstaat verzorgt zelf de communicatie die gericht is op het zichtbaar neerzetten van de eigen organisatie en de verbredingswerkzaamheden. Tijdens de planstudiefase is door de omgevingsmanager van Rijkswaterstaat met zijn team een goede en constructieve relatie opgebouwd met alle betrokken partijen. Dit is doorgezet in de realisatiefase van het gedeelte Twello-Azelo en nu ook bij het gedeelte Apeldoorn-Twello. Gelet op de opgebouwde relatie met betrokkenen vindt Rijkswaterstaat een persoonlijke benadering hierbij heel belangrijk.
Heijmans is als uitvoerder van de werkzaamheden het gezicht naar buiten. De werkzaamheden stemmen zij af met de direct betrokkenen. Onder meer door hen tijdig te informeren wanneer deze gaan plaatsvinden en over de directe gevolgen ervan. Dit wordt ‘bouwcommunicatie’ genoemd. We spraken hierover met Saskia Smulders en Salina Toonen uit het omgevingsteam van Heijmans.
Het omgevingsteam stelt zich voor
Het omgevingsteam van Heijmans bestaat uit Maarten, Saskia en Salina. Maarten is verantwoordelijk voor het contact met de ‘institutionele stakeholders’ zoals de gemeenten en de provincie. Saskia verzorgt bouwcommunicatie zoals de bewonersbrieven, helpt mee aan de projectwebsite en uiteraard de BouwApp. Salina doet het individuele contact met de omgeving. Ze gaat langs bij omwonenden en stakeholders zoals het dierenasiel en de roeivereniging. Daarnaast houdt het omgevingsteam zich bezig met verkeersmanagement, kabels en leidingen, vergunningen en nog veel meer.
Communicatie-uitdagingen op de weg
“Elk groot bouwproject brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee, zeker als het gaat om bouwcommunicatie”, stelt Saskia. “Als aannemer verstoren we de omgeving en veroorzaken we hinder. Het is dan de kunst om hierover zo tijdig en vooral duidelijk mogelijk te communiceren. Zo blijven we steeds in contact met de omgeving”.
Communicatieaanpak: digitaal en persoonlijk
Centraal in de aanpak van de bouwcommunicatie staat de BouwApp, die essentieel is voor de dagelijkse informatievoorziening. “Deze app is ons directe communicatiekanaal daarbij. Het stelt ons in staat om op elk moment van de dag updates te delen met iedereen die het aangaat,” legt Saskia uit. Salina benadrukt het belang van persoonlijke interactie: “Door er te zijn, door te luisteren en door zaken helder uit te leggen, bouwen we vertrouwen op bij de mensen die het meest door het project worden geraakt.”
Resultaten van deze doordachte aanpak
De combinatie van de BouwApp en de persoonlijke aanpak heeft geresulteerd in meer dan 1000 actieve volgers en brede steun in de gemeenschap. “Belangrijk daarbij was dat we al binnen 4 maanden een substantieel aantal volgers hadden verspreid onder de diverse doelgroepen, zoals volgers in buitenstedelijke en binnenstedelijke gebieden. Maar ook de A1 weggebruiker is voor ons een belangrijke doelgroep. Zo wisten we veel verschillende volgers te bereiken. Dat aantal is de afgelopen maanden steeds verder gegroeid”. Dit succes werd begin 2024 gevierd met een taart. Inmiddels staat de teller al op 1380 volgers. “Ik verwacht dat we aan het einde van het project bijna 1500 volgers zullen hebben”, zegt Saskia.
Een project dat verbindt
Door helder, tijdig en empathisch te communiceren, versterken Rijkswaterstaat en Heijmans de band met de direct betrokken gemeenschap. Met de BouwApp als belangrijk hulpmiddel daarbij werpt deze aanpak haar vruchten af.