Wanneer is het juiste moment om bewoners bij een plan te betrekken? Wie wacht tot er een voorlopig of definitief ontwerp ligt, heeft meer om te laten zien, maar minder ruimte om nog iets te veranderen. Wie eerder begint, heeft die ruimte wel, maar moet soms het gesprek voeren terwijl er nog weinig concreets op tafel ligt.
Dora Scholten, communicatieadviseur bij De Wijde Blik Communicatie, kiest waar mogelijk voor dat laatste. Zij begeleidt participatietrajecten rond ruimtelijke ontwikkelingen en ziet juist in een vroege fase kansen om lokale kennis te gebruiken, verwachtingen helder te krijgen en alvast een relatie met de omgeving op te bouwen.
Bij Pelmolenhof in Houten, waar acht bestaande kantoorgebouwen plaatsmaken voor ongeveer 300 woningen, begon De Wijde Blik al met participatie terwijl het ontwerp nog volop in ontwikkeling was.
Dora’s 5 tips voor vroeg participeren
Vroeg beginnen levert vragen op. Wanneer ga je met de omgeving in gesprek? Waar kunnen mensen op dat moment over meedenken? En welke vorm past daarbij?
Ik vroeg Dora naar advies voor andere omgevingsmanagers die vroeg met de omgeving in gesprek willen. Dit zijn haar 5 tips.
Tip 1: wacht niet op een uitgewerkt ontwerp
Een volledig uitgewerkt ontwerp geeft bewoners iets concreets om op te reageren. Het nadeel is dat veel keuzes tegen die tijd al zijn gemaakt. Veranderingen kosten dan meer tijd en moeite, terwijl wensen, zorgen en lokale kennis waarschijnlijk toch naar boven komen.
Eerder beginnen geeft meer speelruimte. Daarvoor hoeft nog niet precies bekend te zijn hoe een gebouw, straat of buurt eruit gaat zien. Ook in een vroege fase zijn er onderwerpen waarover je een zinvol gesprek kunt voeren.
Denk bijvoorbeeld aan de gewenste sfeer van een gebied, woningtypen, groen, de openbare ruimte of de balans tussen privacy en ontmoeting. De onderwerpen veranderen vervolgens mee met het plan. Naarmate een ontwerp concreter wordt, kunnen ook de vragen concreter worden.
Dat vraagt wel om een goede afweging van het startmoment. Er moet voldoende bekend zijn om ergens over te kunnen praten, terwijl er tegelijkertijd nog genoeg open moet liggen om iets met de antwoorden te kunnen doen.
Tip 2: vertel vooraf waar de grenzen liggen
Vroege participatie betekent niet automatisch dat alles nog kan veranderen. Een project heeft te maken met gemeentelijke kaders, technische eisen, financiële mogelijkheden en beslissingen die misschien al eerder zijn genomen.
Voordat je mensen om hun mening vraagt, moet daarom duidelijk zijn welke invloed zij daadwerkelijk hebben. Dora gebruikt de participatieladder als een van de manieren om daar vooraf over na te denken.
Dat voorkomt vragen waarop het antwoord eigenlijk al vaststaat. Als een bepaalde optie niet mogelijk is, heeft het weinig zin om mensen uitgebreid te laten vertellen waarom zij daar juist voor zouden kiezen.
Duidelijkheid over de speelruimte maakt een vraag bovendien makkelijker om te beantwoorden. Mensen weten waar hun kennis en ideeën iets kunnen toevoegen en waar andere voorwaarden bepalend zijn.
Tip 3: kijk verder dan de gebruikelijke participatievormen
Een bewonersavond, enquête of werkgroep kan heel geschikt zijn, maar niet voor ieder project of iedere doelgroep. Wie verschillende groepen wil bereiken, moet volgens Dora ook nadenken over de plek en manier waarop het gesprek wordt gevoerd.
Dat kan betekenen dat je mensen juist opzoekt op een plek waar zij toch al komen. Bij Pelmolenhof ging De Wijde Blik bijvoorbeeld met een bloemenkraam het centrum van Houten in om met bewoners, woningzoekenden en andere geïnteresseerden in gesprek te gaan. Online konden mensen het project daarnaast volgen en reageren via Publiq.
De verschillende vormen leveren ook verschillende soorten input op. Een vragenlijst helpt om gericht antwoorden op bepaalde onderwerpen te verzamelen. In een gesprek kan iemand juist een verhaal vertellen, afdwalen of iets noemen waar het projectteam zelf nog niet aan had gedacht.
De vraag is daarom niet alleen hoeveel mensen je wilt bereiken. Denk ook na over wie je wilt spreken, wat je van hen wilt weten en welke vorm de meeste ruimte geeft om die informatie boven tafel te krijgen.
Tip 4: maak meedoen prettig
Wie deelneemt aan een participatietraject levert iets aan een project. Bewoners delen hun kennis van een gebied, vertellen over hun dagelijkse ervaringen en nemen de tijd om ideeën of zorgen mee te geven.
Daar mag volgens Dora best iets tegenover staan in de manier waarop je het proces organiseert. Een participatiemoment hoeft niet automatisch formeel te zijn omdat het onderwerp serieus is.
Dat zit soms in kleine dingen. Een toegankelijke locatie, een andere manier om het gesprek te beginnen of een activiteit die nieuwsgierigheid oproept, kan de drempel om mee te doen verlagen. Welke aanpak werkt, verschilt per project en doelgroep.
Voor de professional maakt dat het werk bovendien interessanter. Participatie is misschien onderdeel van het proces, maar dat betekent niet dat iedere bijeenkomst, vragenlijst of werkvorm volgens hetzelfde stramien hoeft te verlopen.
Tip 5: laat zien wat je met de input doet
Een goed participatiemoment eindigt niet wanneer de laatste reactie binnen is. Mensen willen ook weten wat er daarna met hun bijdrage gebeurt.
Dat betekent niet dat iedere suggestie moet worden overgenomen. Verschillende belangen kunnen botsen en sommige ideeën passen niet binnen de mogelijkheden van een project. Terugkoppelen betekent daarom ook uitleggen waarom iets niet kan. Die uitleg is belangrijk. Door zichtbaar te maken welke onderwerpen zijn ingebracht, welke keuzes daarop volgen en welke afwegingen zijn gemaakt, blijft het gesprek navolgbaar.
Digitale communicatie kan daarbij helpen om de lijn gedurende een langer project vast te houden. In Publiq kunnen projectteams bijvoorbeeld informatie en documenten delen, reacties ophalen en resultaten terugkoppelen. Mensen hoeven daardoor niet bij ieder fysiek moment aanwezig te zijn om te weten wat er speelt.
Nieuwe manieren om inwoners vroeg te betrekken met Publiq
Niet iedere participatievraag vraagt om een volledig traject. Soms wil je één concrete vraag stellen, ideeën verzamelen of juist reacties ophalen die gekoppeld zijn aan een bepaalde plek.
Daarom werken we aan drie nieuwe participatietools binnen Publiq: de Losse Vraag, Kaart Melden en de Ideeënbus. Met de Losse Vraag kunnen organisaties snel één gerichte vraag voorleggen. Kaart Melden maakt het mogelijk om reacties aan een geografische locatie te koppelen en via de Ideeënbus kunnen inwoners zelf ideeën aandragen.
Daarmee wordt het makkelijker om de participatievorm af te stemmen op wat je op dat moment nodig hebt. De ene fase vraagt om een uitgebreid gesprek, de andere misschien alleen om een gerichte vraag. De keuze voor een middel volgt dan uit het doel, in plaats van andersom.
Participeren als er nog iets te kiezen valt
Dora’s 5 tips voor vroege participatie kunnen direct worden toegepast. Maar dit kan soms lastiger voelen dan wachten op een concreet ontwerp. Er zijn minder tekeningen om te laten zien en niet iedere vraag kan al tot in detail worden beantwoord.
Daar staat tegenover dat de antwoorden die je ophaalt nog daadwerkelijk onderdeel kunnen worden van de verdere uitwerking. Lokale kennis komt samen met de kennis van ontwikkelaars, ontwerpers en andere professionals. Zo maakt vroeg participeren projecten en plannen vanaf het begin af aan niet alleen beter, maar ook aansluitend bij de wensen en behoeften van de buurt eromheen.